Mittelstand unterschätzt den Aufwand der SEPA-Umstellung

Wer sein Unternehmen noch nicht auf den Einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) umgestellt hat, dem droht zum Februar nächsten Jahres die Zahlungsunfähigkeit. Unternehmer müssen schnell handeln. Um bei der Umstellung Fehler zu vermeiden, gilt es, frühzeitig bürokratische Hürden zu meistern.

Die Zeit wird knapp: Die Umstellung auf den Einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) muss bis zum 1. Februar 2014 abgeschlossen sein. Unternehmen, die bis jetzt noch nicht auf SEPA umgestellt haben, müssen schnell handeln. Ansonsten droht die Zahlungsunfähigkeit. Weder Abbuchungen noch Zahlungen werden mit dem derzeitigen Zahlungsverkehr nach dem Stichtag noch möglich sein. Geschäftliche Transaktionen oder Gehaltszahlungen bleiben dann aus.

EU und Banken verlangen dem Mittelstand viel Eigeninitiative ab, um alle bürokratischen Hürden erfolgreich zu bewältigen. Die ersten Hürden sind die neuen Namen der Überweisungskomponenten. Kontonummer und Bankleitzahl heißen künftig IBAN und BIC. Eine Umrechnung (oder auch Umwidmung) dieser Nummern kann online vorgenommen werden. Die Berliner Volksbank hat ihren Geschäftskunden dafür ein Online-Tool bereitgestellt.

Die Einzugsermächtigung heißt jetzt SEPA-Firmenlastschriftmandat. Bereits bestehende Einzugsermächtigungen werden kostenlos umgestellt. Für neue Aufträge berechnen die Banken allerdings Gebühren. Für einen einzelnen Auftrag können Kosten von bis zu zehn Euro entstehen. Das SEPA-Firmenlastschriftmandat muss schriftlich erteilt werden. Es entsteht also erheblicher Bürokratie-Aufwand sowie Versandkosten.

Zahlungsempfänger des SEPA-Lastschriftverfahrens müssen genau zu identifizieren sein, deshalb erhalten diese eine Kennnummer. Diese Kennnummer heißt „Gläubiger-Identifikationsnummer“ (Creditor Identifier oder auch CI). Diese muss zunächst von der Bundesbank auf elektronischem Weg beantragt werden. Die Zustellung dauert mindestens eine Woche. Dann muss die CI allen Kunden mitgeteilt werden, von deren Konten Geld mittels Lastschriftverfahren eingezogen werden soll.

Die Gläubigernummer dient vor allem Verbrauchern. Transaktionen können mit ihrer Hilfe genau zugeordnet und einfacher nachvollzogen werden. Für Unternehmer hat die Nummer keine Vorteile.

Empfänger von SEPA-Lastschriften werden dazu verpflichtet, den Zahler 14-Tage vor der Fälligkeit der ersten Abbuchung über die Höhe des Betrages zu informieren. Bei wiederkehrenden Lastschriften muss der Zahlende einmalig über die Fälligkeiten der Abbuchung informiert werden. Der Zahlende soll dadurch sicherstellen können, dass sein Konto zum Abbuchungszeitpunkt stets gedeckt ist. Rücklastschriften und Mahnverfahren sollen dadurch vermindert werden. Um den Banken also die Arbeit zu erleichtern, müssen Zahlende und Empfänger im Vorfeld des SEPA-Firmenlastschriftmandats aktiv werden.

Die Buchhaltung, der Vertrieb und das Rechnungswesen eines Unternehmens müssen Kontakt zu den Kunden und Geschäftspartnern herstellen und die neuen Informationen zum Zahlungsverkehr aufwendig in Erfahrung bringen oder übermitteln.

Geschäftsprozesse und IT-Systeme müssen an die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden. Die Änderung der Bankdaten auf dem Firmenpapier, auf Webseiten und Visitenkarten, die Anpassung der Kundenstammdaten sowie ein Update des Zahlungsverkehrsprogramms kann erforderlich werden.

Eine neue SEPA-Software kann Unternehmen aber auch dabei helfen, ihre Zahlungsprozesse zu optimieren. Wer sich frühzeitig über IT-Lösungen informiert, dem kann eine böse Überraschung nach dem 1. Februar 2014 erspart bleiben.

Unternehmer sollten sich bei der Umstellung nicht allein auf die Hilfe ihrer Hausbank verlassen. Die Banken haben sich die Umstellung nicht selbst ausgedacht. Sie befolgen die Vorgaben der EU. Unternehmer sollten vorab klären, ob die Hausbank bei fehlerhafter Umstellung oder fehlenden Angaben nach dem Stichtag Strafgebühren erhebt. Dies kann der Fall sein, wenn Transaktionen ausbleiben oder falsch durchgeführt werden.

Einige Banken bieten ihren Kunden Briefvorlagen an, die im Schriftverkehr mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern verwendet werden können. Die Berliner Volksbank rät Unternehmern, bereits jetzt auf das SEPA-Verfahren umzusteigen, um genügend Zeit für einen Testlauf zu haben.

Kommentare

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  1. vit sagt:

    bis jetzt liefen bei uns alle Lastschriften oder Abbuchungen ohne laufenden jährlichen kosten, jetzt sehe ich das unser Bank beim Anmelden von SEPA-Firmenlastschriftmandat engelt 7,50 kassiert, was einmalig eigentlich verträt bar wäre, aber ich sehe aus dem Preisauszug des Bankes das danach noch mal jedes Jahr pro SEPA-Firmenlastschriftmandat weitere 7,50 fällig werden, das ist mir leider nicht nachvollziehbar und ehrlich gesagt zu happig…

    Kennt jemand ob das rechtens ist, dürfen die so verfahren, das das ganze ohne hin aufwendig und Bürokratisch ist, so werden wir noch dazu gezuwungen die Bankiers zu unterstützen mit laufenden jährlichen Kosten…

    kenn jemand eine Alternativen Bank der keine jährliche laufende Gebühren für Sepa kassiert ???

  2. rf sagt:

    Iban kann man nicht zweifelsfrei berechnen. Stichwort: Unterkonten
    Einfache Wiederholung von geplatzten oder fehlerhaften Lastschriften ist nicht möglich.
    Zudem Separation zwischen Mandat und Firmenmandat.
    Folglich wirds spannend.

    Und das war nur das gröbste.

    • FEH sagt:

      1. Von der Bundesbank wurde eine Datei aufgebaut, mit der die IBAN-berechnung nun zweifelsfrei erfolgen kann.

      2. Warum sollte das erneute Einziehen einer geplatzten Lastschrift nicht möglich sein ? Wo steht das ? Zumindest nicht in den PSD bzw. gängigen Abkommen.

      3. Auch heute unterscheidet man schon zwischen Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag. Ist also auch nichts grundlegend Neues.

      Hier wird viel Rauch um nichts gemacht. Wie schon bei der Einführung der fünfstelligen PLZ, dem Jahr-2000-Problem oder der Euro-Einführung. Das Problem ist, das sich der träge Deutsche von etwas gewohntem verabschieden muss und das von verschiedenen Medien total aufgebauscht wird. Der Normalkunde wird von der Umstellung kaum etwas merken. Vereine und Firmen werden schon seit gut einem Jahr von den Banken angesprochen. Aber die meisten glauben das Problem aussitzen zu können, statt endlich Nägel mit Köpfen zu machen. Dieser Schuss wird dann allerdings nach hinten losegehen.

  3. FEH sagt:

    Mal wieder ein äußerst schlecht recherchierter Artikel zum Thema. Nur mal eine Klarstellung zu den gröbsten Fehlern im Text:

    „Die Einzugsermächtigung heißt jetzt SEPA-Firmenlastschriftmandat. Bereits bestehende Einzugsermächtigungen werden kostenlos umgestellt. Für neue Aufträge berechnen die Banken allerdings Gebühren. Für einen einzelnen Auftrag können Kosten von bis zu zehn Euro entstehen. Das SEPA-Firmenlastschriftmandat muss schriftlich erteilt werden. Es entsteht also erheblicher Bürokratie-Aufwand sowie Versandkosten.“
    Die Einzugsermächtigung heißt nun SEPA-Basislastschriftmandat. Das Firmenlastschriftmandat ersetzt den bisherigen Abbuchungsauftrag. Für die Umstellung der alten Einzugsermächtigungen sind die Kunden verantwortlich, für neue entstehen keine Gebühren. Die können aber für die Verwaltung von Firmenlastschriftmandaten entstehen. War aber bisher bei Abbuchungsaufträgen durchaus auch schon Usus.

    „Zahlungsempfänger des SEPA-Lastschriftverfahrens müssen genau zu identifizieren sein, deshalb erhalten diese eine Kennnummer. Diese Kennnummer heißt „Gläubiger-Identifikationsnummer” (Creditor Identifier oder auch CI). Diese muss zunächst von der Bundesbank auf elektronischem Weg beantragt werden. Die Zustellung dauert mindestens eine Woche“.
    Von der Beantragung bis zur Zustellung des Dokuments vergeht erfahrungsgemäß im Höchstfall ein Tag, zumeist aber nur ein paar Stunden

    „Empfänger von SEPA-Lastschriften werden dazu verpflichtet, den Zahler 14-Tage vor der Fälligkeit der ersten Abbuchung über die Höhe des Betrages zu informieren. Bei wiederkehrenden Lastschriften muss der Zahlende einmalig über die Fälligkeiten der Abbuchung informiert werden.“
    Die Frist zur Prenotification kann auch auf bis zu einen Tag verkürzt werden. Wiederkehrende Latschriften sind nicht nur gleichbleibende Beiträge oder Abschläge sondern auch sonstige Zahlungen die auf ein gegebenes Mandat für wiederkehrende Zahlungen geleistet werden. Sonst müsste ja für jede Zahlung in unterschiedlicher Höhe, z.B. zur Begleichung von Rechnungen per Lastschrift, ein neues Mandat getroffen werden.

    Also zukünftig etwas besser recherchieren bevor Halbrichtigkeiten veröffentlicht werden und die Leserschaft umsonst verrückt gemacht wird

    • Gofredo sagt:

      @ FEH

      Selbst die informierte Leserschaft sortiert seit Monaten den ganzen SEPA-Käse, der uns echt verrückt macht – ausser man ist Jurist. Halbrichtigkeiten schärfen dabei durchaus unseren Blick. Bei dem SEPA-Unfug bleiben Fehler wirklich nicht aus. Immerhin hat der Zahlungsverkehr in Deutschland auf der simplem Kontonummer+BLZ-Basis seit 60 Jahren bestens funktioniert, das konnte ja nicht gut gehen …

      Es zeigt sich nur wie verzwickt die SEPA-Lastschrift ist. Noch nie war die Rechtsunsicherheit im deutschen Zahlungsverkehr so groß, mit der Ausnahme: man ist Finanz-Jurist. Selbst die größten deutschen Versender antworten, dass sie selbst noch nicht wüssten wie sie mit SEPA verfahren werden. Über 90% aller Rechnungen tragen noch keine IBAN-Angaben. Gut, die IBAN kann man errechnen lassen, aber es zeigt sich, dass der Ernst der Lage in den Finanzbuchhaltungen noch nicht angekommen ist.

      • FEH sagt:

        Das mag ja alles sein. Macht die Fehler in dem Artikel aber auch nicht richtiger.
        Und den Unternehmen die bislang SEPA verschlafen haben kann man halt nicht helfen. Der Termin 01.02.14 steht ja nun schon lange genug fest.
        Ich tippe mal, das es immer noch Kandidaten gibt, die auf einen Plan B hoffen. Wenn die sich da mal nicht vertun.